З чим найчастіше звертаються до нас?
- Апостиль на особисті, освітні та інші офіційні документи.
- Перевірка оригіналів перед поданням для виявлення усіх можливих недоліків
- Нотаріальне засвідчення апостильованих паперів перекладів.
- Підготовка матеріалів для використання за кордоном.
- Переклад на 57 іноземних мов.
- Допомога з визначенням необхідного способу легалізації.
Що таке апостиль і навіщо він потрібен?
Апостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису посадової особи, її статус, а також автентичність печатки або штампа на офіційному документі. Така процедура застосовується для використання українських паперів у державах, які приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року. Деякі країни приєднались до неї пізніше, але все одно беруть учать на рівні решти держав. Так Україна підписала меморандум у 2002 році. 
Не кожен документ потребує апостилювання. Необхідність цієї процедури залежить від країни призначення, виду паперу та вимог установи, до якої він подається. Саме тому перед оформленням варто перевірити, який порядок легалізації діє у конкретній ситуації.
Треба пам’ятати, що навіть якщо ваші знайомі були в тій чи іншій країні і кажуть, що апостиль не є обов’язковим і документи в них прийняли без нього, у вашому випадку все може бути по іншому. Якщо законом визначено, що для даної країни потрібен апостиль або навіть консульська легалізація – вони повинні бути.
Що можна робити під час проставлення апостиля?
Перед поданням оригіналу можна та варто перевірити правильність його оформлення. Важливо, щоб усі реквізити були чіткими, а печатки, підписи та інші елементи можна було ідентифікувати. Обов’язковим для отримання штампу є печатка та підпис уповноваженою особи та установи, що видала оригінал. Важливо це перевірити до подачі матеріалу в Міністерство. При регістрації заявки на апостиль проводиться збір, який у випадку відмови не повертається.
Якщо іноземна організація вимагає переклад, його можна виконати окремо або замовити разом з іншими послугами. У певних випадках переклад підлягає нотаріальному засвідченню.
Також дозволяється підготувати комплект матеріалів заздалегідь: визначити, які саме папери потрібні, перевірити їхній стан, уточнити вимоги приймаючої сторони та встановити, чи потрібен апостиль саме на оригіналі, чи на нотаріально засвідченій копії.
Якщо вам потрібен апостиль, фахівці Бюро перекладів «Спрін» можуть допомогти оцінити надані матеріали та визначити послідовність подальших дій.
Чого робити не можна?
Не варто подавати на процедуру пошкоджений оригінал, якщо через його стан неможливо належним чином перевірити реквізити. Порвані сторінки, нечіткі відбитки печаток або значні виправлення можуть стати причиною виникнення труднощів під час оформлення. Якщо ваші матеріали мають саме такий вигляд потрібно заздалегідь отримати дублікат ушкодженого екземпляру. Дублікат має таку ж саму юридичну силу, що і оригінал.
Не можна самостійно змінювати зміст офіційного документа перед його поданням. Будь-які виправлення, доповнення чи втручання в текст можуть поставити під сумнів його дійсність.
Також не слід плутати апостиль із перекладом. Штамп не замінює переклад іноземною мовою, якщо такий вимагає приймаюча установа. У деяких випадках спочатку оформлюється апостиль, а вже після цього виконується переклад разом із текстом апостиля.
Важливо заздалегідь потурбуватися про підготовку повного пакету, та подавати документи на апостиль завчасно. Строки проставлення штампу, які називають в державних установах при прийманні паперів дуже часто не співпадають. Майте це на увазі
На що звернути увагу перед оформленням?
Особливе значення має правильне написання імені, прізвища та інших персональних даних. Якщо освітній документ, свідоцтво або довідка використовуватиметься разом із закордонним паспортом, бажано заздалегідь переконатися, що транслітерація збігається. Виходячи з нашої практики, дуже часто трапляється так, що в самому тексті штампу фахівці державних установ роблять помилки в ПІБ, цифрах та назвах. Це приводить до того, що штамп потрібно переробляти.
Не менш важливо знати, для якої держави готується комплект. Вимоги можуть відрізнятися залежно від країни та конкретної організації. Іноді достатньо апостиля, в інших випадках можуть знадобитися переклад, нотаріальне засвідчення або інша форма легалізації. Як правило при прийомі, фахівці державних установ завжди питають про країну, куди подаються матеріали.
Висновок
Бюро перекладів «Спрін» допомагає підготувати українські офіційні папери для використання за кордоном. Ми працюємо з особистими, освітніми, юридичними та іншими видами документації, виконуємо переклади на 57 мов і за необхідності організовуємо нотаріальне засвідчення.
Якщо вам необхідно поставити апостиль, рекомендуємо перед поданням перевірити оригінал та вимоги країни, де він буде використовуватися. Це допоможе уникнути зайвих затримок і правильно визначити перелік необхідних процедур. Також переконатися, чи достатньо проставлення штампу чи потрібна консульська легалізація. Все це ви можете дізнатись, звернувшись до нас будь яким зручним способом.