С чем чаще всего обращаются к нам?
- Апостиль на личные, образовательные и другие официальные документы.
- Проверка оригиналов перед подачей для выявления всех возможных недостатков.
- Нотариальное заверение апостилированных бумаг, переводов.
- Подготовка материалов для использования за границей.
- Перевод на 57 иностранных языков.
- Помощь с определением необходимого способа легализации.
Что такое апостиль и зачем он нужен?
Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает подлинность подписи должностного лица, его статус, а также подлинность печати или штампа на официальном документе. Такая процедура применяется для использования украинских бумаг в государствах, которые присоединились к Гаагской конвенции 1961 года. Некоторые страны присоединились к ней позже, но всё равно принимают участие на уровне остальных государств. Так, Украина подписала меморандум в 2002 году. 
Не каждый документ требует апостилирования. Необходимость этой процедуры зависит от страны назначения, вида бумаги и требований учреждения, в которое он подаётся. Именно поэтому перед оформлением стоит проверить, какой порядок легализации действует в конкретной ситуации.
Нужно помнить, что даже если ваши знакомые были в той или иной стране и говорят, что апостиль не является обязательным и документы у них приняли без него, в вашем случае всё может быть по-другому. Если законом определено, что для данной страны нужен апостиль или даже консульская легализация — они должны быть.
Что можно делать во время проставления апостиля?
Перед подачей оригинала можно и стоит проверить правильность его оформления. Важно, чтобы все реквизиты были чёткими, а печати, подписи и другие элементы можно было идентифицировать. Обязательным для получения штампа является печать и подпись уполномоченного лица и учреждения, выдавшего оригинал. Важно это проверить до подачи материала в Министерство. При регистрации заявки на апостиль проводится сбор, который в случае отказа не возвращается.
Если иностранная организация требует перевод, его можно выполнить отдельно или заказать вместе с другими услугами. В определённых случаях перевод подлежит нотариальному заверению.
Также разрешается подготовить комплект материалов заранее: определить, какие именно бумаги нужны, проверить их состояние, уточнить требования принимающей стороны и установить, нужен ли апостиль именно на оригинале или на нотариально заверенной копии.
Если вам нужен апостиль, специалисты Бюро переводов «Сприн» могут помочь оценить предоставленные материалы и определить последовательность дальнейших действий.
Чего делать нельзя?
Не стоит подавать на процедуру повреждённый оригинал, если из-за его состояния невозможно надлежащим образом проверить реквизиты. Порванные страницы, нечёткие оттиски печатей или значительные исправления могут стать причиной возникновения трудностей во время оформления. Если ваши материалы имеют именно такой вид, необходимо заранее получить дубликат повреждённого экземпляра. Дубликат имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.
Нельзя самостоятельно изменять содержание официального документа перед его подачей. Любые исправления, дополнения или вмешательство в текст могут поставить под сомнение его действительность.
Также не следует путать апостиль с переводом. Штамп не заменяет перевод на иностранный язык, если такой требует принимающее учреждение. В некоторых случаях сначала оформляется апостиль, а уже после этого выполняется перевод вместе с текстом апостиля.
Важно заранее позаботиться о подготовке полного пакета и подавать документы на апостиль заблаговременно. Сроки проставления штампа, которые называют в государственных учреждениях при приёме бумаг, очень часто не совпадают. Имейте это в виду.
На что обратить внимание перед оформлением?
Особое значение имеет правильное написание имени, фамилии и других персональных данных. Если образовательный документ, свидетельство или справка будет использоваться вместе с заграничным паспортом, желательно заранее убедиться, что транслитерация совпадает. Исходя из нашей практики, очень часто случается так, что в самом тексте штампа специалисты государственных учреждений допускают ошибки в ФИО, цифрах и названиях. Это приводит к тому, что штамп необходимо переделывать.
Не менее важно знать, для какого государства готовится комплект. Требования могут отличаться в зависимости от страны и конкретной организации. Иногда достаточно апостиля, в других случаях могут понадобиться перевод, нотариальное заверение или другая форма легализации. Как правило, при приёме специалисты государственных учреждений всегда спрашивают о стране, в которую подаются материалы.
Вывод
Бюро переводов «Сприн» помогает подготовить украинские официальные бумаги для использования за границей. Мы работаем с личной, образовательной, юридической и другими видами документации, выполняем переводы на 57 языков и при необходимости организовываем нотариальное заверение.
Если вам необходимо поставить апостиль, рекомендуем перед подачей проверить оригинал и требования страны, где он будет использоваться. Это поможет избежать лишних задержек и правильно определить перечень необходимых процедур. Также убедиться, достаточно ли проставления штампа или нужна консульская легализация. Всё это вы можете узнать, обратившись к нам любым удобным способом.