Апостиль — це спеціальний штамп по Гаазькій конвенції 1961 року, який підтверджує справжність підпису/друку на публічному документі для подання в іншій країні — учасниці Конвенції. В Україні порядок апостилювання уніфікований міжвідомчими Правилами (спільний наказ МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5). Документ визначає, хто саме уповноважений проставляти апостиль і на які види документів, а також надсилає до профільних регламентів відомств. 
Хто уповноважений ставити апостиль в Україні
Повноваження розподілені між кількома органами:
- Міністерство юстиції (та його тероргани , нотаріуси, архіви) – документи органів юстиції, судів, нотаріальні документи. Базовий термін – до 2 робочих днів , при необхідності перевірки може бути продовжений до 20 робочих днів . Ведеться електронний реєстр апостилів .
- Міністерство закордонних справ – документи, що підпадають під компетенцію МЗС; встановлені стандартні терміни: до 10 робочих днів (зазвичай) та до 5 робочих днів (терміново).
- Міністерство освіти і науки – документи про освіту (дипломи, додатки тощо) за Правилами 2023 року. Держподаткова служба (ДПС) – документи, видані самої ДПС; термін надання послуги – до 20 робочих днів .
- Держміграційна служба (ДМС) – на своїх документах, у рамках Правил 2023 року.
Важливо: в окремих випадках апостиль не потрібний — якщо це прямо передбачено міжнародним договором України. Мін’юст офіційно роз’яснював такі винятки.
Терміни
- Мін’юст : рішення про апостиль приймається до 2 робочих днів ; при верифікації підписів/друку або відсутності відомостей у реєстрах – продовження до 20 робочих днів .
- МЗС : до 10 робочих днів (зазвичай) та до 5 робочих днів (терміново).
- ДПС : до 20 робочих днів .
Врахуйте, що регламенти допускають продовження через автентифікацію, запит зразків підписів тощо. Це нормальна практика і прямо закріплена в нормативних актах.
Читати також: Переклад довідки про відсутність судимості Харків
Вартість у 2025 році
З 3 травня 2025 року набрав чинності наказ Мін’юсту № 931/5, який встановив нову плату за проставлення апостилю на документах компетенції Мін’юсту (документи органів юстиції, судів, нотаріальні та архівні):
- 1100 грн – для фізичних осіб;
- 1500 грн – для юридичних осіб.
Розмір прив’язаний до частки прожиткового мінімуму для працездатних осіб та заокруглюється до 10 грн. На зміну ціни офіційно вказували державні ресурси та регіональні органи Мін’юсту.
Послуги інших відомств (МЗС, МОН, ДПС, ДМС) оплачуються за їх власними тарифами/консульськими зборами. Консульські збори МЗС залежать від типу документа та режиму (звичайний/терміновий) та оплачуються окремо.
Особливості та часті питання
– Електронні сервіси. Мін’юст веде Електронний реєстр апостилів (e- Register ), що дозволяє перевіряти виданий апостиль за номером. Це частина програми e-APP, запровадженої Україною.
— Не всі документи апостилюються . Наприклад, документи установ колишніх союзних республік СРСР (крім навчальних документів УРСР) в оригіналі до апостилю в Україні не приймаються; можливі варіанти із засвідченими копіями/перекладами. Також є перелік документів, на які апостиль не ставиться за своєю природою.
– Де ставити. Компетенція визначається за типом документа та органу- видавцю . Направляти у «не те» відомство — часта причина відмов чи затягування термінів.
— терміни вважаються у робочих днях і не включають день подачі; МЗС має терміновий режим, Мін’юст — прискорений порядок не виділено, але можлива обробка швидше за відсутності перевірок.
Куди звертатись
- Документи судів, органів юстиції, нотаріальні, архівні → Мін’юст / терорган Мін’юсту → базовий строк до 2 р. дн . (можливе продовження до 20 р. дн .); вартість з 03.05.2025: 110 0 грн ФО / 1500 грн ЮЛ .
- Документи про освіту (диплом, додаток тощо) → МОН (за Правилами 2023 р.) → терміни залежать від перевірки; орієнтуйтесь на регламент відомства.
- Інші документи для закордонного обороту (в т. ч. вимагають консульського збору) → МЗС → 10 нар. дн . зазвичай / 5 р. дн . терміново .
- Документи ДПС (довідки, виписки, інше) → Держподаткова служба → до 20 нар. дн . .
- Документи ДМС (міграційні) → Держміграційна служба → за Правилами 2023 р
Читати також: Апостиль на нотаріальні документи Харків